Aventures dans la recherche numérique - Devonthink: Sortir du silo

Explosion de silo, Dan Browne, Flickr.

Dans mon dernier message, j'ai expliqué pourquoi je m'éloignais d'Evernote en tant que destination de choix pour mon matériel de recherche. Evernote m'a énormément utilisé ces dernières années - et continuerai à l'utiliser énormément à l'avenir - mais il ne peut tout simplement pas supporter le volume de documents que je lui ai envoyés. Ou du moins, il ne peut pas organiser et traiter ces informations de manière utile pour mon flux de travail.

Dans cet article, je vais expliquer pourquoi j'ai utilisé une autre application, Devonthink Pro Office (DTPO), pour organiser mes projets de recherche. Devonthink est une application exclusivement Apple, avec les variantes MacOS et iOS. Nous vous prions donc de nous excuser pour ceux qui n'utilisent que Windows. Toutefois, au cours des deux derniers mois, Devonthink est devenu un élément indispensable de mon flux de travail. Par conséquent, compte tenu du fait que je connais de nombreux universitaires qui utilisent maintenant des Mac, je voudrais partager mon utilisation de Devonthink pour mener mes recherches de manière à: pallie les principaux inconvénients d’Evernote.

Introduction à Devonthink

Malgré son nom étrange, Devonthink n'a rien à voir avec le comté anglais, ou custard. Le nom, apparemment, fait référence à la période du Dévonien (il y a 419 à 359 millions d'années), bien que ce que cela a à voir avec la gestion de documents, je n'en ai aucune idée. Devonthink existe depuis plusieurs années déjà, devançant bien Evernote. Ses développeurs basés en Idaho ont beaucoup fait pour exploiter la puissance de Mac dans la gestion de vos informations. Devonthink est essentiellement une base de données - ou un ensemble de bases de données distinctes - pouvant stocker ou indexer tout ce que vous voulez. Bien que le principal argument de vente d’Evernote soit la recherche, Devonthink est l’intelligence artificielle, qui peut automatiquement grouper ou classer vos documents, comme par magie. DTPO est le plus haut niveau de Devonthink disponible, permettant le support du scanner et la reconnaissance optique de caractères intégrée de tous vos documents. C’est assez cher, mais contrairement à Evernote, ce n’est pas un produit d’abonnement et je l’ai acheté avec une remise éducative assez lourde. Cela vaut chaque centime.

Séparer les bases de données - rechercher, synchroniser et bien dormir

Dans mon article sur Evernote, j’ai expliqué à quel point l’un de mes problèmes principaux est qu’il s’agit d’une base de données unique. Si vous l'utilisez comme je l'ai fait, vos données personnelles sont mélangées à votre travail, votre vie privée au professionnel, de sorte que sans organisation diligente (que ce soit par le biais de cahiers séparés ou par l'application libérale de balises), vous risquez de montrer par inadvertance à vos collègues toutes vos recettes de shakshuka, ou clips de Tim Farron, que vous avez saisis sur le Web. Devonthink contourne cela en vous permettant de configurer plusieurs bases de données. Lorsque vous démarrez Devonthink pour la première fois, il vous est demandé de configurer une base de données (une base de données Inbox est fournie en standard). Cette base de données peut vivre localement sur votre disque dur, mais les versions récentes de Devonthink incluent également un ensemble généreux d'options de synchronisation, notamment iCloud Drive, Dropbox, WebDav et la synchronisation Wi-Fi locale (cette dernière étant sécurisée et extrêmement rapide). . Ces options vous permettent d'accéder à vos bases de données sur tous vos appareils Apple, y compris sur iOS avec Devonthink to Go. Les bases de données peuvent être protégées par un mot de passe. Si vous choisissez la synchronisation, elles sont cryptées à la fois in situ et en transit. En matière de sécurité, Devonthink dispose donc de toutes les bases. Cette solution de gestion de l’information optionnelle pour le cloud signifie que je suis beaucoup plus heureux de stocker mes fichiers confidentiels tels que les relevés bancaires dans le cerveau ginormeux de Devonthink (plus précisément dans une base de données financière dédiée). Grâce à la prise en charge d'OCR et de scanneurs, je peux continuer à vivre au quotidien sans craindre que mes documents ne soient perdus dans le cloud ou piratés. Cela signifie surtout que je peux disposer de bases de données distinctes pour ma vie personnelle et de projets de recherche distincts. Cela signifie que lorsque je regarde dans ma base de données, je ne vois que les documents pertinents. Parce que mes bases de données Devonthink séparées sont plus légères que mon ancienne (énorme) base de données Evernote, la recherche est extrêmement rapide - beaucoup plus rapide qu'Evernote - et je peux dormir tranquille en sachant que personne n'a vu mes nombreuses recettes de shakshuka, à moins que je ne le souhaite.

Pas de silo ici - sauf si vous le voulez

Encore une fois, un autre problème que je constate avec Evernote est que plus vous y insérez de données, plus le fossé entre vos documents magiques Evernote et vos documents joe classiques sur le système de fichiers est grand. C’est comme si vos docs Evernote avaient été invités à une folle soirée où tout pouvait arriver, et vos dames joe habituelles sont coincées à la maison en train de siroter du jus d’orange. Souhaitez-vous organiser et rechercher des documents sur votre système de fichiers, tels que des fichiers de projet ou des fichiers trop volumineux pour être importés (par exemple, des films)? Dur, ils ne sont pas invités.

Avec Devonthink, vous pouvez indexer des fichiers normaux sur votre disque dur, ainsi qu'importer des fichiers dans votre base de données. La différence réside dans le fait que, même si les fichiers importés existent dans la base de données - à la manière d’Evernote - et qu’ils ne sont stockés que dans celle-ci, les fichiers indexés restent sur votre système de fichiers; ils sont simplement référencés dans Devonthink. Vous pouvez les ouvrir dans Devonthink, les rechercher, les éditer et les organiser comme bon vous semble, mais les fichiers eux-mêmes sont ailleurs. Les avantages qui en découlent sont évidents pour tout universitaire qui a effectué de nombreuses recherches et amassé une pile de documents numériques. Vous pouvez organiser et rechercher vos fichiers de projet avec des documents de référence pertinents. Vous pouvez organiser et rechercher des documents trop volumineux pour tenir dans votre base de données, des fichiers ad hoc que vous n’avez pas besoin de stocker longtemps ou des fichiers qui, pour une raison quelconque, ne doivent pas être stockés dans la base de données. Surtout, il permet à plusieurs applications externes d'accéder simultanément à vos fichiers, ce qui évite le problème de silo qui vous oblige à placer plusieurs copies des mêmes fichiers dans différentes bases de données pour sécuriser au maximum les fonctionnalités (occupant ainsi un espace inutile sur le disque dur). . Ainsi, mon responsable de référence peut "voir" les fichiers PDF de mes sources historiques et les utiliser pour créer des citations, mais Devonthink peut "voir" les mêmes fichiers PDF et les utiliser pour l'organisation, la recherche et les annotations.

Meilleure organisation et visualisation

Capture d'écran de Devonthink Pro Office

Comme je l’ai expliqué précédemment, les fonctionnalités organisationnelles d’Evernote sont flexibles mais limitées. Le balisage résout bon nombre des problèmes liés à une hiérarchie de stockage à deux niveaux (blocs-notes et piles). Cependant, le marquage est extrêmement difficile à maintenir. La recherche Evernote est étonnante et, grâce à sa syntaxe de recherche avancée, vous pouvez parcourir votre base de données de manière plus ciblée. Cependant, en ce qui concerne l’organisation et la visualisation des données plus sophistiquées requises pour une recherche qualitative avancée, Evernote n’est pas à la hauteur.

Je trouve que la recherche de Devonthink est aussi puissante que celle d’Evernote - peut-être même plus. Il recherche non seulement le contenu de vos fichiers et documents, conformément à Evernote Premium (y compris le texte OCR), mais vous pouvez également effectuer des recherches beaucoup plus détaillées sur vos fichiers, à l’aide d’opérateurs booléens. De plus, Devonthink prend mieux en charge les recherches enregistrées, avec les "groupes intelligents" qui extraient automatiquement les fichiers pertinents en fonction de critères spécifiques. Cette fonctionnalité est idéale pour les universitaires, notamment lorsqu'il s'agit de visualiser et d'analyser votre myriade de documents. J'utilise des groupes intelligents pour rechercher des mots clés ou des expressions en particulier. Je peux donc toujours être sûr de trouver du contenu pertinent lorsque j'indexe ou importe de nouveaux documents.

Avec Devonthink, vous pouvez créer autant de dossiers imbriqués que vous le souhaitez, ainsi que des balises et des groupes intelligents, pour créer un système de classement hautement personnalisé. Devonthink vous permet également de marquer vos documents avec des drapeaux et des étiquettes de couleur afin que vous puissiez voir immédiatement si un document particulier est important ou nécessite une action. En définitive, Devonthink est extrêmement évolutif et permet de gérer facilement de vastes bases de données de plusieurs milliers de documents sans perte de fonctionnalité. Cela permet également une meilleure visualisation de vos données, ce qui vous permet de débrancher les connexions et d’y penser de manière nouvelle et créative (d’où le «penser» dans Devonthink). Devonthink est donc idéal pour les universitaires, les avocats et les autres professionnels de l'information qui traitent beaucoup de données et ont besoin d'un contrôle plus fin sur la manière dont elles sont organisées et présentées.

Intelligence artificielle - pas tout à fait Skynet, mais toujours effrayante

Comme je l’ai déjà mentionné, le principal argument de vente de Devonthink est l’utilisation de «l’intelligence artificielle» pour archiver automatiquement vos documents - une fonctionnalité qui n’a pas encore été entièrement reproduite dans Evernote. Nous ne parlons pas encore des niveaux d'intelligence artificielle de Skynet, mais Devonthink analyse assez bien vos documents en fonction de leur contenu et de leurs métadonnées, et les regroupe ou les classifie automatiquement. Ainsi, vous pouvez mettre une source historique particulière dans votre base de données et Devonthink déterminera le groupe auquel il appartient. Awesome.

Accessibilité, import et export

L’un des atouts majeurs de Devonthink réside dans le fait que les documents que vous avez mis dans vos bases de données sont conservés dans leur format original (docx, rtf, pdf, par exemple) et qu’ils sont accessibles au système de fichiers dans son ensemble. Les documents indexés sont conservés à leur emplacement d'origine sur votre système de fichiers, mais même les documents importés dans le package de base de données de Devonthink peuvent être localisés et recherchés à l'aide de Spotlight.

La gestion avancée des documents de Devonthink signifie également que l'importation et l'exportation sont vraiment faciles. Vous pouvez importer des fichiers individuels ou des dossiers entiers. Lorsque vient le temps d’exporter, c’est simplement le cas de les faire glisser de Devonthink vers votre système de fichiers. Et comme les documents sont conservés dans leur format d'origine, vous n'avez pas à vous soucier de les convertir.

Ne se soucie pas de partager

A présent, les avantages de Devonthink pour la recherche numérique devraient être évidents - mais toutes les applications ont leurs inconvénients, et Devonthink a sa juste part. Premièrement, l'interface est un peu démodée et maladroite - quelque chose de 2006 plutôt que de 2016. Ce n'est en aucun cas aussi poli qu'Evernote. Bien que cela n’affecte pas sa fonctionnalité, si vous vous souciez de l’esthétique et si vous avez l’intention de passer beaucoup de temps dans vos bases de données, c’est quelque chose qui mérite d’être réfléchi.

Deuxièmement, les fonctionnalités de partage et de collaboration de Devonthink sont également assez basiques comparées à Evernote. Bien qu'Evernote prenne en charge les blocs-notes partagés, Devonthink utilise son propre serveur Web ad hoc pour partager votre base de données avec des amis et des collègues via un réseau local. Ce n’est pas idéal, et j’espère que, à terme, Devonthink inclura des fonctionnalités de partage plus avancées, en particulier celles utiles aux utilisateurs dans un environnement d’entreprise.

Conclusion

Ce billet a été une tournée éclair des principales caractéristiques de Devonthink, trop nombreuses pour être citées dans un seul message. De nombreuses fonctionnalités plus avancées (réplicants et doublons, prise en charge de flux RSS et signets Web) font de Devonthink un outil vraiment idéal pour effectuer des recherches numériques, au lieu de simplement collecter du matériel de recherche. Grâce à Devonthink (et en particulier à sa version avancée, Devonthink Pro Office), de nombreux problèmes pratiques d’Evernote, tels que son organisation limitée et la mise en silo de vos documents importants, peuvent être résolus.

Dans mon prochain article, j'expliquerai comment j'utilise les deux applications l'une à côté de l'autre pour tirer le meilleur parti des deux mondes. Bien qu'Evernote et Devonthink partagent bon nombre des mêmes fonctionnalités principales (telles que la recherche, l'indexation et l'OCR), les différences dans leurs jeux de fonctionnalités avancées et leur implémentation impliquent qu'elles conviennent à des objectifs légèrement différents. En les faisant fonctionner de manière aussi systématique que possible, les avantages des deux applications peuvent être maximisés et leurs faiblesses supprimées. Devonthink est peut-être la patrie de mon matériel de recherche, mais pour ce que cela vaut, je continue de mettre mes recettes de shakshuka dans Evernote.

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Cet article a été initialement publié sur www.chrissirrs.com.